Webinar dịch sang nghĩa tiếng Việt là hội thảo trực tuyến. Khi được triển khai đúng cách, webinar trở thành một công cụ marketing mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp trở thành chuyên gia trong lĩnh vực của mình. Webinar cho phép doanh nghiệp kết nối với khách hàng, đối tác, đào tạo nhân viên mới,... nhằm mục đích gia tăng tỷ suất lợi nhuận. Trong bài viết này, SO9 sẽ đưa ra định nghĩa về webinar là gì, cách sử dụng webinar trong các hoạt động của doanh nghiệp.

1. Webinar là gì?

Webinar là một hình thức hội thảo được triển khai trên nền tảng trực tuyến, cho phép bạn tổ chức một cuộc họp online mà không cần phải tìm một địa điểm thực tế phù hợp. Khi sử dụng hình thức webinar, bạn trình bày với khách hàng, đối tác hay nhân viên bằng cách sử dụng bản trình bày (presentation) mà không cần có mặt tại đó.

Người tham dự webinar có thể tham gia mà không cần rời khỏi vị trí, hoặc có thể tham dự webinar ngay trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Trong hầu hết các trường hợp, webinar thường liên quan đến mục đích kinh doanh và được sử dụng như một chiến thuật để xây dựng thương hiệu hoặc các mối quan hệ chiến lược. Webinar cũng có thẻ được sử dụng nội bộ cho các cuộc họp nhóm, đặc biệt nếu bạn làm việc với một nhóm quốc tế từ xa.

2. Lợi ích của webinar mang lại cho doanh nghiệp

Khi giao tiếp kết nối với khách hàng, webinar mang lại những lợi ích sau:

• Tương tác thông qua trò chuyện trực tiếp giữa người dẫn chương trình và những người tham dự cũng như chính những người tham dự. Điều này không chỉ cho phép người tổ chức webinar tương tác với khán giả của họ và xây dựng mối quan hệ, mà còn để cải thiện hội thảo trên web dựa trên phản hồi nhận được.
• Có thể chia sẻ màn hình và webcam của bạn để khán giả không chỉ có thể xem bản trình bày mà còn cả khuôn mặt của bạn.
• Có thể để khán giả của bạn đặt câu hỏi và tham gia vào các cuộc thăm dò, đây là một cách khác để giữ chân khán giả trong suốt hội thảo trên web.
• Webinar có thể được ghi lại và sau đó được tái sử dụng dưới dạng các sản phẩm kỹ thuật số như hội thảo và các buổi đào tạo.
• Webinar có thể chứa một số lượng lớn người tham gia do thực tế là chúng không bị giới hạn bởi không gian thực.

3. Phân loại webinar

     Có 2 loại webinar thông dụng nhất:

• Live webinar: live webinar diễn ra trong thời gian thực và cho phép tương tác nhiều hơn vì khán giả có thể đặt câu hỏi bất cứ lúc nào và nhận được câu trả lời.

Live webinar

• Pre-recorded webinar: pre-recorded webinar diễn ra và thường được cung cấp dưới dạng phát lại. Điều này có nghĩa là khán giả không thể tham gia vào cuộc trò chuyện trực tiếp cũng như không thể nhận được câu trả lời cho câu hỏi của họ. Với pre-recorded webinar, bạn có thể cung cấp nhiều lần phát lại để cho phép bất kỳ ai đăng ký và xem webinar đó vào thời điểm thuận tiện cho họ.

Pre-recorded webinar 

4. Cách sử dụng webinar hiệu quả trong doanh nghiệp 2022

Khi đã hiểu được định nghĩa, lợi ích và các dạng webinar phổ biến, ta cùng tìm hiểu các cách sử dụng webinar khác nhau có thể ứng dụng trong doanh nghiệp.

4.1. Sử dụng webinar như một công cụ marketing và sale

Sử dụng webinar như công cụ trong marketing và sale

Trong hầu hết các trường hợp, hội thảo trên web được sử dụng như một phần của chiến lược marketing của doanh nghiệp hoặc thương hiệu. Webinar không chỉ dành riêng cho các công ty và tập đoàn lớn. Webinar cũng có thể được sử dụng thành công bởi các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp giải trí và công ty khởi nghiệp. Trong trường hợp này, việc yêu cầu đăng ký hội thảo trên web cho phép bạn tăng đáng kể danh sách email của mình. Cuối cùng, bạn có thể giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình cho khán giả quan tâm và gắn bó cũng như theo dõi họ sau này.

>>> Bài viết liên quan: SALE LÀ GÌ? CÁC MÔ HÌNH SALE PHỔ BIẾN TRONG KINH DOANH 

4.2. Nội dung miễn phí dưới dạng chiến lược xây dựng danh sách

Webinar chia sẻ nội dung miễn phí dưới dạng danh sách

Mặc dù webinar thường liên quan đến quảng cáo chiêu hàng bán hàng ở phần cuối, nhưng không có gì lạ khi các chủ doanh nghiệp tổ chức webinar "không quảng cáo chiêu hàng" chỉ để xây dựng danh sách email của họ. Trong trường hợp này, tất cả những gì người tham gia yêu cầu là đăng ký webinar bằng địa chỉ email của họ.

Một giải pháp thay thế cho điều này là sử dụng nền tảng truyền thông xã hội như YouTube Live, Instagram Live hoặc Facebook Live để tổ chức webinar miễn phí. Khuyến khích người tham dự theo dõi bạn trên các nền tảng đó để họ không bỏ lỡ.

Mục tiêu chính của loại webinar này là thiết lập kiến thức chuyên môn của bạn và xây dựng mối quan hệ với khán giả bằng cách cung cấp giá trị thay vì tập trung vào việc bán hàng. Khi bạn đã kết nối với họ trên phương tiện truyền thông xã hội, bạn có thể tiếp tục tương tác và biến họ thành người đăng ký email, nơi bạn nuôi dưỡng mối quan hệ hơn nữa.

4.3. Các phiên Q&A trực tiếp

Webinar là nơi tổ chức các phiên Q&A trực tiếp

Một cách khác để sử dụng webinar là chạy phiên Hỏi và Đáp trực tiếp, nơi bạn trả lời câu hỏi của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Loại  webinar này hoạt động tốt với các chủ doanh nghiệp dựa trên sản phẩm, cho dù sản phẩm là kỹ thuật số hay vật lý. Bạn không chỉ có thể trả lời các câu hỏi về sản phẩm của mình mà còn có thể cung cấp các bản giới thiệu sản phẩm hoặc hướng dẫn tương tác.

Sử dụng webinar này như một cơ hội để chuyển khách hàng của bạn từ giai đoạn dùng thử sang cấp trả phí và giữ tỷ lệ giữ chân của bạn ở mức cao. Bạn cũng có thể sử dụng quyền này để bán thêm gói trả phí tiếp theo hoặc các sản phẩm và dịch vụ khác, các sản phẩm và dịch vụ này đại diện cho bước hợp lý tiếp theo trong hành trình khách hàng của họ.

Các phiên hỏi đáp cũng hoạt động hiệu quả đối với các tác giả, nhạc sĩ độc lập hoặc nhà làm phim. Họ có thể là một cách tuyệt vời để kết nối với khán giả của bạn, nhưng cũng để nhận được phản hồi về hướng công việc sáng tạo của bạn. Một khi khán giả của bạn cảm thấy tham gia vào việc tạo ra sản phẩm cuối cùng, họ sẽ có xu hướng không chỉ mua nó mà còn truyền bá về nó cho bạn bè và gia đình của họ.

4.5. Đào tạo tương tác qua Webinar

Tổ chức buổi đào tạo qua webinar

Nếu bạn có một nhóm từ xa, hội thảo trên web là một cách tuyệt vời để đào tạo họ về một phần mềm mới, hướng dẫn họ về các quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong công ty của bạn, cập nhật cho họ những thay đổi mới nhất và hơn thế nữa.

Vì Webinar có thể được ghi lại, bạn không phải lo lắng về việc các thành viên trong nhóm bỏ lỡ nó vì bạn có thể chỉ cần gửi cho họ bản ghi của webinar.

4.6. Phỏng vấn tương tác

Phỏng vấn tương tác qua webinar

Bạn cũng có thể sử dụng webinar để thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp, tương tác, nơi khán giả của bạn có thể tham gia và tham gia. Cung cấp cho khách hàng của bạn nhiều giá trị hơn bằng cách mời một chuyên gia và tiếp xúc với khán giả của họ sau khi họ đăng ký webinar.

4.7.  Giới thiệu & Đào tạo khách hàng

Sử dụng webinar để giới thiệu và đào tạo khách hàng

Nếu bạn đang vận hàng một công ty phần mềm, bạn có thể hưởng lợi rất nhiều từ việc sử dụng webinar để giới thiệu và đào tạo khách hàng của mình. Điều này có thể diễn ra trực tiếp dưới hình thức webinar được ghi sẵn. Hình thức này cho phép bạn giảm bớt sự bối rối và thất vọng do phải học cách sử dụng phần mềm mới, sau đó làm tăng tỷ lệ churn của bạn.

Webinar giúp tìm hiểu phần mềm mới và điều chỉnh phần mềm mới dễ dàng hơn. Đổi lại, một khi khách hàng của bạn biết cách sử dụng, họ sẽ có xu hướng ở lại cũng như mở các phiếu hỗ trợ mới.

5. Cách webinar vận hàng năm 2022

Để tổ chức webinar, có một số điều bạn cần hiểu sau đây.

5.1. Cấu trúc của webinar

Hầu hết các webinar thường dài từ 45-60 phút và liên quan đến việc người dẫn chương trình trình bày một chủ đề cụ thể, một phiên Hỏi và Đáp với khán giả và một quảng cáo chiêu hàng ở cuối.

Trước tiên, bạn sẽ cần đưa ra một chủ đề cho webinar của mình. Chủ đề của bạn nên được khán giả quan tâm. Vì vậy, việc duy trì một danh sách liên tục các câu hỏi và sở thích phổ biến mà bạn nhận thấy với khách hàng và những người theo dõi sẽ rất hiệu quả. Chủ đề phải liên quan đến doanh nghiệp của bạn nếu bạn định sử dụng nó như một công cụ tiếp thị hoặc bán hàng.

Khi bạn biết chủ đề của mình sẽ là gì, bạn sẽ cần phác thảo chủ đề đó và sau đó tạo trang trình chiếu cho chủ đề đó bằng một chương trình như PowerPoint hoặc Keynote. Một mẫu webinar giống như những mẫu có sẵn thông qua Envato Elements là một cách tuyệt vời để tạo một trình chiếu chuyên nghiệp một cách nhanh chóng.

Các mẫu trình chiếu trong buổi webinar

5.2. Yêu cầu về kỹ thuật

Khi nói đến các yêu cầu kỹ thuật, bạn sẽ cần xem xét những điều sau:

5.2.1. Nền tảng webinar

Đầu tiên, bạn sẽ phải thực hiện là lựa chọn nền tảng webinar của mình. Không thiếu các nền tảng hội thảo trên web để bạn lựa chọn, từ miễn phí đến trả phí, tùy thuộc vào ngân sách của bạn.

Hầu như tất cả các nền tảng trả phí đều cung cấp các tính năng tương tác như trò chuyện trực tiếp, thăm dò ý kiến, khả năng chia sẻ màn hình và webcam của bạn, v.v. Họ cũng cung cấp khả năng ghi lại hội thảo trên web và thiết lập lịch trình phát lại tự động. Giá sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham gia hiển thị trực tiếp. Một số nền tảng phổ biến nhất bao gồm WebinarJam, Webinar Ninja, Demio và những nền tảng khác.

Chọn nền tảng webinar phù hợp với mục đích

Nếu tiết kiệm, bạn có thể sử dụng Trực tiếp trên YouTube để tổ chức webinar miễn phí. Để làm được điều này, trước tiên bạn cần thiết lập kênh YouTube. Nhược điểm của việc sử dụng Trực tiếp trên YouTube là bạn không thể thiết lập tự động phát lại hội thảo trên web đã ghi. Tuy nhiên, bạn có thể tải xuống bản ghi âm từ kênh YouTube của mình và sử dụng lại bản ghi âm đó như một sản phẩm kỹ thuật số.

5.2.2. Camera

Bạn cũng sẽ cần một máy ảnh để khán giả có thể nhìn thấy bạn. Điều này cho phép bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với họ và thêm một phần cá tính cho thương hiệu của bạn. Sử dụng webcam nếu bạn không có gì khác, nhưng hãy nhớ rằng bạn không có nhiều quyền kiểm soát đối với webcam tích hợp của mình.

Chọn camera phù hợp cho webinar

Bạn cũng có thể đầu tư vào một webcam USB chuyên nghiệp hơn hoặc thậm chí tận dụng một máy quay video chuyên nghiệp nếu bạn đã có. Các tùy chọn sau cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn vị trí của máy ảnh. Chúng có thể được sử dụng với phần mềm thêm hiệu ứng bổ sung hoặc cho phép bạn tinh chỉnh các chi tiết như độ sáng, độ tương phản, v.v.

5.2.3. Microphone

Chọn microphone phù hợp trong buổi webinar

Thiết bị tiếp theo bạn cần là micrô. Giống như với máy ảnh, có nhiều sự lựa chọn từ sử dụng micro USB đến micro thông minh hơn cho đến micrô bùng nổ. Sự lựa chọn, một lần nữa, sẽ phụ thuộc vào ngân sách của bạn cũng như sở thích cá nhân. Hãy nhớ rằng bạn sẽ nhận được chất lượng âm thanh tốt hơn so với micrô tích hợp.

5.2.4. Kết nối Internet

Kiểm tra kết nối trước khi vào buổi webinar

Cuối cùng, kết nối internet của bạn sẽ đóng một vai trò trong chất lượng hội thảo trên web của bạn. Lý tưởng nhất là bạn muốn tốc độ tải xuống và tải lên của mình ở mức tối thiểu là 4 Mbps và tốc độ tối ưu là 15 Mbps.

Kiểm tra tốc độ internet của bạn bằng một công cụ như SpeedTest.net và trao đổi với ISP của bạn về khả năng nâng cấp gói của bạn nếu cần.

5.3. Cách tham gia Webinar

Cách khán giả của bạn tham gia webinar phụ thuộc vào nền tảng bạn đã chọn. Một số người trong số họ yêu cầu những người tham dự tải xuống một ứng dụng nhỏ trước và nhập chi tiết đăng ký của họ.

Một số nền tảng yêu cầu một liên kết đặc biệt sẽ được gửi qua email cho họ trước khi webinar bắt đầu. Trên một số nền tảng, khán giả của bạn sẽ có thể gọi đến và tham dự bằng cách quay số điện thoại cụ thể.

Hãy nhớ đọc qua tài liệu của nền tảng bạn đã chọn để có thể thiết lập tất cả các email cần thiết để đảm bảo khán giả của bạn không bỏ lỡ bất cứ nội dung nào trong webinar của mình.

5.4. Theo dõi hậu Webinar

Cuối cùng, khi webinar kết thúc, bạn sẽ muốn theo dõi các thành viên khán giả đã đăng ký nhưng không xuất hiện. Gửi cho họ một liên kết phát lại và cung cấp cho họ một khung thời gian giới hạn chẳng hạn như 24 hoặc 48 giờ để xem bản ghi.

Bạn cũng có thể gửi email ưu đãi đặc biệt nếu webinar của bạn tập trung vào quảng cáo chiêu hàng và nhắc họ khi ưu đãi hết hạn.

Với những thông tin và hướng dẫn về Webinar trong bài viết trên, hy vọng rằng bạn sẽ nhanh chóng trở thành chuyên gia webinar để bắt đầu để kết nối với khán giả, thiết lập kiến thức chuyên môn và đạt được mục tiêu kinh doanh và bán hàng. Theo dõi SO9.VN để đọc thêm nhiều bài viết về kinh doanh  cũng như các hoạt động phát triển doanh nghiệp nhé!

Powered by Froala Editor