I. Ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm là gì?

II. Tại sao nên sử dụng ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm?

1. Giao tiếp nhanh chóng, liền mạch

• Loại bỏ rào cản về khoảng cách địa lý, cho phép các thành viên trong nhóm trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả thông qua tin nhắn tức thời, gọi video và gọi thoại.
• Giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng, tăng cường sự hợp tác và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.
• Đảm bảo mọi người luôn cập nhật thông tin mới nhất về dự án, bất kể vị trí địa lý.

2. Chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu dễ dàng

• Cho phép chia sẻ file và tài liệu một cách an toàn trong nền tảng.
• Hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu đồng thời, đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất.

3. Quản lý dự án hiệu quả

• Cung cấp các tính năng như phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và đặt deadline.
• Giúp lập kế hoạch dự án hiệu quả, đảm bảo mọi người đều biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
• Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm trong việc thực hiện dự án.

4. Tích hợp với các ứng dụng khác

• Cho phép tích hợp với các ứng dụng khác như lịch, email và phần mềm quản lý dự án.
• Tạo ra luồng công việc liền mạch, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Loại bỏ sự cần thiết phải chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau.

5. Khả năng truy cập trên thiết bị di động

• Cho phép người dùng truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.
• Tăng cường sự linh hoạt và tiện lợi cho người dùng.

6. Tiết kiệm chi phí

• Ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm giúp giảm thiểu chi phí đi lại, văn phòng phẩm, in ấn và các chi phí khác liên quan đến việc làm việc nhóm truyền thống
• Nâng cao năng suất làm việc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

III. Làm thế nào để lựa chọn ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm phù hợp?

1. Xem xét khả năng tích hợp

2. Đánh giá các tính năng bảo mật và tuân thủ

3. Khả năng mở rộng và tính linh hoạt

4. Đánh giá chi phí và ngân sách

IV. Top 9 ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm bạn cần biết

1. Notion

• Giao diện dễ sử dụng
• Tích hợp nhiều tính năng như ghi chú, quản lý tác vụ, lên lịch.
• Cộng tác hiệu quả: Khả năng cộng tác theo thời gian thực, tất cả dữ liệu sẽ được đồng bộ ngay lập tức, giúp nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.
• Thư viện mẫu phong phú: Người dùng dễ dàng bắt đầu với các mẫu được thiết kế sẵn cho nhiều mục đích.
• Hoàn toàn miễn phí

• Trên điện thoại: Tốc độ xử lý chậm
• Trên máy tính: Notion tích hợp tương thích với trình duyệt, khiến cho việc đóng trình duyệt cũng đồng thời đóng Notion.

2. Microsoft 365

• Quen thuộc và dễ sử dụng: Giao diện trực quan với các ứng dụng quen thuộc, tiết kiệm thời gian học cách sử dụng.
• Tính năng đa dạng: Microsoft 365 đáp ứng hầu hết các nhu cầu về văn phòng, cộng tác và quản lý dự án.
• Dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp
• Cung cấp không gian lưu trữ đám mây với dung lượng lưu trữ 1TB cho mỗi tài khoản OneDrive
• Dễ dàng khôi phục dữ liệu từ đám mây nếu chẳng may mất máy tính hoặc gặp sự cố trong quá trình làm việc.

• Đây là dịch vụ dựa trên đám mây, nên có khả năng bị ngừng hoạt động nếu có sự cố xảy ra với dịch vụ đám mây của Office 365
• Tốc độ kết nối Internet cũng là một trong những yếu tố quan trọng, ảnh hưởng tới công việc.
• Việc dễ truy cập từ nhiều thiết bị và nhiều địa điểm, bao gồm cả những địa điểm công cộng cũng có thể gây ra rủi ro cho vấn đề bảo mật nếu người dùng không thực hiện các chế độ bảo mật.

3. Slack

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
• Hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng khác: ví dụ như GitHub, Dropbox, Google Drive... để cùng nhau theo dõi tiến độ làm việc.
• Hỗ trợ đa nền tảng (máy tính, iOS, Android)
• Giao tiếp thời gian thực: Thúc đẩy trao đổi thông tin nhanh chóng, kịp thời giải quyết vấn đề.
• Cộng tác hiệu quả: Các tính năng chia sẻ file và thảo luận theo nhóm hỗ trợ đắc lực cho quá trình làm việc chung.
• Hoàn toàn miễn phí

• Chưa hỗ trợ tiếng Việt
• Chưa có chức năng gọi thoại và gọi video

4. SO9

• Đăng bài hàng loạt lên tất cả các nền tảng mạng xã hội chỉ với 1 click.
• Lên lịch đăng bài tự động để tiết kiệm thời gian và công sức.
• Theo dõi hiệu quả bài đăng và chiến dịch marketing một cách trực quan.
• Quản lý tin nhắn, bình luận và tương tác trên tất cả các nền tảng mạng xã hội một cách dễ dàng.
• Theo dõi Fanpage đối thủ

• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, đơn giản, dễ dàng thao tác.
• Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc: Tự động hóa các thao tác đăng bài, theo dõi hiệu quả, quản lý tin nhắn, bình luận... giúp hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Phân tích dữ liệu: Cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu quả hoạt động trên mạng xã hội, giúp bạn đưa ra chiến lược marketing phù hợp.
• Hỗ trợ trên cả máy tính và điện thoại thông minh.
• Hỗ trợ tiếng Việt

• Phiên bản miễn phí có giới hạn một số tính năng.

5. Monday.com

• Phù hợp cho nhiều người dùng: Cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa danh sách đồng thời và hỗ trợ nhóm trao đổi thông tin qua tin nhắn, đặc biệt hữu ích cho nhóm làm việc từ xa.
• Theo dõi tiến độ nhiệm vụ và trạng thái vấn đề một cách trực quan: Bảng thông tin trực quan, mã màu giúp xác định nhanh chóng các vấn đề cần quan tâm.
• Cung cấp nhiều chế độ xem: chế độ xem dòng thời gian, bảng Kanban và lịch...
• Tổ chức và quản lý dự án hiệu quả: Giúp nhóm sắp xếp thông tin dự án, tài nguyên, lịch trình, nhiệm vụ và thông tin liên lạc tại một nơi dễ truy cập.

• Chi phí sử dụng Monday.com tương đối cao so với mặt bằng chung các phần mềm quản lý dự án tại Việt Nam.
• Monday.com hiện không có biểu đồ Gantt và chưa có kế hoạch triển khai tính năng này.
• Ứng dụng di động, đặc biệt là phiên bản iOS, chưa được cập nhật thường xuyên.
• Chưa hỗ trợ tiếng Việt

6. Trello

• Trello cho phép bạn tạo bảng, thẻ, danh sách và phân loại công việc theo ý muốn, phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc của từng nhóm.
• Trello giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ, giao tiếp và cập nhật tiến độ công việc với nhau.
• Trello có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Slack, Google Calendar, Jira, giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.

• Tính năng miễn phí có hạn chế: Phiên bản miễn phí của Trello có dung lượng lưu trữ và một số tính năng hạn chế.
• Phụ thuộc vào kết nối internet: Trello là ứng dụng web, do đó bạn cần có kết nối internet để sử dụng.

7. Google Workspace

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
• Cộng tác trên mọi nền tảng, thiết bị (laptop, PC, máy tính bảng hay điện thoại thông minh)
• Đảm bảo tính an toàn và bảo mật: Đây là bộ ứng dụng được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google. Vậy nên dữ liệu của bạn sẽ được đảm bảo an toàn với cơ chế bảo mật, an ninh
• Cải thiện hiệu suất công việc, tăng khả năng kết nối nội bộ: Các kênh liên lạc như Google Chat, Google Meet cũng như các ứng dụng cộng tác trong thời gian thực như bộ Google Office (Docs, Sheets, Slides,...) giúp tăng cường khả năng trao đổi.

• Phụ thuộc vào kết nối internet: Google Workspace cần kết nối internet để hoạt động, có thể gây bất tiện nếu kết nối không ổn định.
• Tính năng miễn phí hạn chế: Gói miễn phí của Google Workspace có dung lượng lưu trữ và một số tính năng hạn chế.

8. Asana

• Dễ dàng sử dụng: Chức năng và danh mục được sắp xếp rõ ràng, giúp thao tác nhanh chóng và hiệu quả.
• Quản lý dự án với nhiều chế độ xem: Asana cung cấp nhiều chế độ xem tích hợp, bao gồm bộ lọc trạng thái và hiển thị đa dạng. Dễ dàng quản lý công việc theo dạng bảng hoặc danh sách, tùy theo sở thích và nhu cầu của dự án.
• Thao tác trực quan: Chia nhỏ dự án thành các đầu việc chi tiết, bao gồm người phụ trách, hạn chốt và mức độ ưu tiên. Dễ dàng sắp xếp và theo dõi tiến độ công việc.
• Tính bảo mật cao

• Phiên bản trả phí của Asana có giá thành khá cao so với một số công cụ quản lý dự án khác.
• Hạn chế dung lượng lưu trữ trong phiên bản miễn phí
• Chưa hỗ trợ tiếng Việt

9. Jira

• Jira phù hợp với nhiều loại dự án, từ đơn giản đến phức tạp, đáp ứng nhu cầu của nhiều nhóm làm việc khác nhau.
• Jira giúp các nhóm triển khai các phương pháp Agile hiệu quả, thúc đẩy hợp tác và phát hành phần mềm nhanh chóng.
• Jira cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện, quy trình làm việc và báo cáo để phù hợp với nhu cầu riêng của họ.
• Jira có thể tích hợp với nhiều công cụ khác, giúp các nhóm làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.

• Jira có nhiều tính năng và tùy chọn, khiến người mới sử dụng có thể cảm thấy choáng ngợp.
• Giá thành cao: Phiên bản trả phí của Jira có giá thành khá cao so với một số công cụ quản lý dự án khác.
• Hạn chế về quản lý tài nguyên: Jira không cung cấp tính năng quản lý tài nguyên chuyên sâu như một số công cụ khác.
• Khó khăn trong việc thiết lập ban đầu: Việc thiết lập và cấu hình Jira cho phù hợp với nhu cầu của dự án có thể tốn thời gian và đòi hỏi kiến thức chuyên môn.

Lời kết

• 9 ứng dụng mạng xã hội nhắn tin các doanh nghiệp nên biết