Làm việc nhóm dễ dàng hơn bao giờ hết với 9 ứng dụng này
Khám phá ngay 9 ứng dụng này để làm việc nhóm dễ dàng
Bùi Phương Thảo
19.5.2024
Bạn đang cảm thấy 72% thời gian làm việc nhóm bị lãng phí do giao tiếp thiếu hiệu quả và khó khăn trong việc theo dõi tiến độ? Đừng lo lắng! Bài viết này SO9 sẽ giới thiệu cho bạn 8 ứng dụng "thần thánh" giúp bạn giải quyết mọi vấn đề và biến việc làm nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hãy cùng khám phá nhé!
Ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm là một ứng dụng phần mềm hoặc nền tảng được thiết kế nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc nhóm, giao tiếp và hợp tác giữa các cá nhân dù ở bất kể vị trí địa lý nào. Ứng dụng này giúp các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, cập nhật tiến độ công việc, thảo luận ý tưởng và hoàn thành dự án cùng nhau một cách suôn sẻ, dù họ đang ở bất kỳ đâu trên thế giới.
II. Tại sao nên sử dụng ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm?
Trong môi trường làm việc như hiện nay, mọi người thường xuyên làm việc từ xa hoặc làm việc với khách nước ngoài, múi giờ sẽ lệch so với Việt Nam. Trong trường hợp này, ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm trở thành trợ thủ đắc lực giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Dưới đây là một số lý do chính khiến bạn nên sử dụng ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm:
1. Giao tiếp nhanh chóng, liền mạch
Loại bỏ rào cản về khoảng cách địa lý, cho phép các thành viên trong nhóm trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả thông qua tin nhắn tức thời, gọi video và gọi thoại.
Giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng, tăng cường sự hợp tác và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.
Đảm bảo mọi người luôn cập nhật thông tin mới nhất về dự án, bất kể vị trí địa lý.
2. Chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu dễ dàng
Cho phép chia sẻ file và tài liệu một cách an toàn trong nền tảng.
Hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu đồng thời, đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất.
3. Quản lý dự án hiệu quả
Cung cấp các tính năng như phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và đặt deadline.
Giúp lập kế hoạch dự án hiệu quả, đảm bảo mọi người đều biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm trong việc thực hiện dự án.
4. Tích hợp với các ứng dụng khác
Cho phép tích hợp với các ứng dụng khác như lịch, email và phần mềm quản lý dự án.
Tạo ra luồng công việc liền mạch, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Loại bỏ sự cần thiết phải chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau.
5. Khả năng truy cập trên thiết bị di động
Cho phép người dùng truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.
Tăng cường sự linh hoạt và tiện lợi cho người dùng.
6. Tiết kiệm chi phí
Ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm giúp giảm thiểu chi phí đi lại, văn phòng phẩm, in ấn và các chi phí khác liên quan đến việc làm việc nhóm truyền thống
Nâng cao năng suất làm việc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
III. Làm thế nào để lựa chọn ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm phù hợp?
Việc lựa chọn ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm phù hợp đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa làm việc nhóm và năng suất cho tổ chức của bạn. Để đưa ra quyết định sáng suốt, hãy cân nhắc các yếu tố dưới đây:
1. Xem xét khả năng tích hợp
Khả năng tích hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình làm việc liền mạch giữa các công cụ và nền tảng khác nhau được sử dụng trong tổ chức của bạn. Đánh giá xem ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm có tích hợp được với các phần mềm và ứng dụng thiết yếu mà nhóm bạn sử dụng hay không, như công cụ quản lý dự án, khách hàng email, ứng dụng lịch, và giải pháp lưu trữ tài liệu.
2. Đánh giá các tính năng bảo mật và tuân thủ
Bảo mật và tuân thủ là những yếu tố quan trọng, đặc biệt là khi xử lý thông tin nhạy cảm và dữ liệu mật trong tổ chức của bạn. Đánh giá các biện pháp bảo mật được nhà cung cấp công cụ thực hiện, chẳng hạn như mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố và kiểm tra bảo mật thường xuyên.
3. Khả năng mở rộng và tính linh hoạt
Khi nhóm của bạn phát triển và doanh nghiệp của bạn thay đổi, khả năng mở rộng và tính linh hoạt trở thành những yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi chọn ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm. Hãy đánh giá xem công cụ này có đáp ứng được sự mở rộng về lượng người dùng trong tương lai hay không. Tìm kiếm các tính năng mở rộng như quyền hạn người dùng có thể tùy chỉnh, gói giá linh hoạt và khả năng dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng.
4. Đánh giá chi phí và ngân sách
Chi phí và ngân sách là những yếu tố quan trọng trong việc chọn ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm phù hợp cho tổ chức của bạn. Đánh giá cấu trúc giá của các công cụ khác nhau, bao gồm gói đăng ký, phí cấp phép và các khoản phí bổ sung cho các tính năng cao cấp hoặc chỗ ngồi người dùng. Cân nhắc xem liệu công cụ này có cung cấp mô hình giá linh hoạt phù hợp với ngân sách và dự kiến phát triển của bạn hay không.
IV. Top 9 ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm bạn cần biết
Microsoft 365 là bộ công cụ văn phòng toàn diện, tích hợp các ứng dụng quen thuộc, lưu trữ đám mây và công cụ liên lạc trên một nền tảng thống nhất. Với sự tích hợp của Word, Excel, PowerPoint, Teams và OneDrive, Microsoft 365 cung cấp đầy đủ tính năng giúp các nhóm làm việc hiệu quả.
Ưu điểm:
Quen thuộc và dễ sử dụng: Giao diện trực quan với các ứng dụng quen thuộc, tiết kiệm thời gian học cách sử dụng.
Tính năng đa dạng: Microsoft 365 đáp ứng hầu hết các nhu cầu về văn phòng, cộng tác và quản lý dự án.
Dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp
Cung cấp không gian lưu trữ đám mây với dung lượng lưu trữ 1TB cho mỗi tài khoản OneDrive
Dễ dàng khôi phục dữ liệu từ đám mây nếu chẳng may mất máy tính hoặc gặp sự cố trong quá trình làm việc.
Nhược điểm:
Đây là dịch vụ dựa trên đám mây, nên có khả năng bị ngừng hoạt động nếu có sự cố xảy ra với dịch vụ đám mây của Office 365
Tốc độ kết nối Internet cũng là một trong những yếu tố quan trọng, ảnh hưởng tới công việc.
Việc dễ truy cập từ nhiều thiết bị và nhiều địa điểm, bao gồm cả những địa điểm công cộng cũng có thể gây ra rủi ro cho vấn đề bảo mật nếu người dùng không thực hiện các chế độ bảo mật.
Slack là ứng dụng nhắn tin thời gian thực, được đánh giá cao bởi khả năng nâng cao hiệu quả giao tiếp, thúc đẩy cộng tác nhóm và hỗ trợ quản lý công việc. Ứng dụng cung cấp giao diện trực quan, tính năng đa dạng và khả năng tùy chỉnh cao, phù hợp với mọi nhóm, mọi quy mô và ngành nghề.
Ưu điểm:
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
Hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng khác: ví dụ như GitHub, Dropbox, Google Drive... để cùng nhau theo dõi tiến độ làm việc.
Hỗ trợ đa nền tảng (máy tính, iOS, Android)
Giao tiếp thời gian thực: Thúc đẩy trao đổi thông tin nhanh chóng, kịp thời giải quyết vấn đề.
Cộng tác hiệu quả: Các tính năng chia sẻ file và thảo luận theo nhóm hỗ trợ đắc lực cho quá trình làm việc chung.
SO9 là ứng dụng quản lý mạng xã hội được thiết kế để giúp bạn và cộng sự "thuần hóa" thế giới mạng xã hội một cách hiệu quả nhất. Với SO9, bạn có thể:
Đăng bài hàng loạt lên tất cả các nền tảng mạng xã hội chỉ với 1 click.
Lên lịch đăng bài tự động để tiết kiệm thời gian và công sức.
Theo dõi hiệu quả bài đăng và chiến dịch marketing một cách trực quan.
Quản lý tin nhắn, bình luận và tương tác trên tất cả các nền tảng mạng xã hội một cách dễ dàng.
Theo dõi Fanpage đối thủ
Ưu điểm:
Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, đơn giản, dễ dàng thao tác.
Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc: Tự động hóa các thao tác đăng bài, theo dõi hiệu quả, quản lý tin nhắn, bình luận... giúp hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Phân tích dữ liệu: Cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu quả hoạt động trên mạng xã hội, giúp bạn đưa ra chiến lược marketing phù hợp.
Monday.com là công cụ quản lý dự án trực quan, hỗ trợ các nhóm làm việc hiệu quả hơn thông qua hệ thống bảng kanban, mốc thời gian và tự động hóa.
Ưu điểm:
Phù hợp cho nhiều người dùng: Cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa danh sách đồng thời và hỗ trợ nhóm trao đổi thông tin qua tin nhắn, đặc biệt hữu ích cho nhóm làm việc từ xa.
Theo dõi tiến độ nhiệm vụ và trạng thái vấn đề một cách trực quan: Bảng thông tin trực quan, mã màu giúp xác định nhanh chóng các vấn đề cần quan tâm.
Cung cấp nhiều chế độ xem: chế độ xem dòng thời gian, bảng Kanban và lịch...
Tổ chức và quản lý dự án hiệu quả: Giúp nhóm sắp xếp thông tin dự án, tài nguyên, lịch trình, nhiệm vụ và thông tin liên lạc tại một nơi dễ truy cập.
Nhược điểm:
Chi phí sử dụng Monday.com tương đối cao so với mặt bằng chung các phần mềm quản lý dự án tại Việt Nam.
Monday.com hiện không có biểu đồ Gantt và chưa có kế hoạch triển khai tính năng này.
Ứng dụng di động, đặc biệt là phiên bản iOS, chưa được cập nhật thường xuyên.
Trello là ứng dụng quản lý dự án trực quan sử dụng hệ thống bảng, thẻ và danh sách để giúp bạn sắp xếp và theo dõi công việc hiệu quả. Với giao diện kéo thả đơn giản, tính năng phân loại bằng nhãn và hạn chốt rõ ràng, Trello giúp các nhóm làm việc dễ dàng ưu tiên nhiệm vụ, duy trì tổ chức và cộng tác hiệu quả.
Ưu điểm:
Trello cho phép bạn tạo bảng, thẻ, danh sách và phân loại công việc theo ý muốn, phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc của từng nhóm.
Trello giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ, giao tiếp và cập nhật tiến độ công việc với nhau.
Trello có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Slack, Google Calendar, Jira, giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
Tính năng miễn phí có hạn chế: Phiên bản miễn phí của Trello có dung lượng lưu trữ và một số tính năng hạn chế.
Phụ thuộc vào kết nối internet: Trello là ứng dụng web, do đó bạn cần có kết nối internet để sử dụng.
Google Workspace (trước đây gọi là G Suite) là bộ công cụ trực tuyến do Google cung cấp, bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Calendar, Meet và nhiều ứng dụng khác.
Ưu điểm:
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Cộng tác trên mọi nền tảng, thiết bị (laptop, PC, máy tính bảng hay điện thoại thông minh)
Đảm bảo tính an toàn và bảo mật: Đây là bộ ứng dụng được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google. Vậy nên dữ liệu của bạn sẽ được đảm bảo an toàn với cơ chế bảo mật, an ninh
Cải thiện hiệu suất công việc, tăng khả năng kết nối nội bộ: Các kênh liên lạc như Google Chat, Google Meet cũng như các ứng dụng cộng tác trong thời gian thực như bộ Google Office (Docs, Sheets, Slides,...) giúp tăng cường khả năng trao đổi.
Nhược điểm:
Phụ thuộc vào kết nối internet: Google Workspace cần kết nối internet để hoạt động, có thể gây bất tiện nếu kết nối không ổn định.
Tính năng miễn phí hạn chế: Gói miễn phí của Google Workspace có dung lượng lưu trữ và một số tính năng hạn chế.
Asana là công cụ quản lý dự án phổ biến, được đánh giá cao bởi khả năng đơn giản hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và thúc đẩy hoàn thành dự án đúng hạn.
Ưu điểm:
Dễ dàng sử dụng: Chức năng và danh mục được sắp xếp rõ ràng, giúp thao tác nhanh chóng và hiệu quả.
Quản lý dự án với nhiều chế độ xem: Asana cung cấp nhiều chế độ xem tích hợp, bao gồm bộ lọc trạng thái và hiển thị đa dạng. Dễ dàng quản lý công việc theo dạng bảng hoặc danh sách, tùy theo sở thích và nhu cầu của dự án.
Thao tác trực quan: Chia nhỏ dự án thành các đầu việc chi tiết, bao gồm người phụ trách, hạn chốt và mức độ ưu tiên. Dễ dàng sắp xếp và theo dõi tiến độ công việc.
Tính bảo mật cao
Nhược điểm:
Phiên bản trả phí của Asana có giá thành khá cao so với một số công cụ quản lý dự án khác.
Hạn chế dung lượng lưu trữ trong phiên bản miễn phí
Jira là công cụ quản lý dự án phổ biến, được đánh giá cao bởi khả năng theo dõi vấn đề, phát triển phần mềm theo phương pháp Agile và hỗ trợ báo cáo lỗi hiệu quả.
Ưu điểm:
Jira phù hợp với nhiều loại dự án, từ đơn giản đến phức tạp, đáp ứng nhu cầu của nhiều nhóm làm việc khác nhau.
Jira giúp các nhóm triển khai các phương pháp Agile hiệu quả, thúc đẩy hợp tác và phát hành phần mềm nhanh chóng.
Jira cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện, quy trình làm việc và báo cáo để phù hợp với nhu cầu riêng của họ.
Jira có thể tích hợp với nhiều công cụ khác, giúp các nhóm làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
Jira có nhiều tính năng và tùy chọn, khiến người mới sử dụng có thể cảm thấy choáng ngợp.
Giá thành cao: Phiên bản trả phí của Jira có giá thành khá cao so với một số công cụ quản lý dự án khác.
Hạn chế về quản lý tài nguyên: Jira không cung cấp tính năng quản lý tài nguyên chuyên sâu như một số công cụ khác.
Khó khăn trong việc thiết lập ban đầu: Việc thiết lập và cấu hình Jira cho phù hợp với nhu cầu của dự án có thể tốn thời gian và đòi hỏi kiến thức chuyên môn.
Lời kết
Làm việc nhóm luôn là một thách thức, nhưng với sự hỗ trợ của các công cụ hiện đại như hiện nay, quá trình này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Các công cụ này giúp cải thiện sự phối hợp, chia sẻ thông tin, theo dõi tiến độ và tăng cường năng suất của nhóm. Hy vọng với 8 công cụ tuyệt vời được giới thiệu trong bài viết này, bạn sẽ có thêm bí kíp để tối ưu hiệu quả làm việc nhóm.
1. Notion
2. Microsoft 365
3. Slack
4. SO9
5. Monday.com
6. Trello
7. Google Workspace
8. Asana
9. Jira
Ngoài ra, đừng quên truy cập trang web SO9.VN để tìm hiểu thêm các kiến thức vận hành doanh nghiệp cập nhật nhất nhé! Chúc bạn thành công!